Gestion "informatique" des dossiers

Voici l'arborescence qui correspond à ma pratique de directeur d'aujourd'hui. D'un an sur l'autre, je garde l'arborescence et je vide le contenu des dossiers (sauf un fichier type que je garde pour modèle). Je pense que selon les caractéristiques des écoles et de leurs communes, des regroupements de dossiers peuvent être opérés.

Je reviendrai dans un prochain article sur le dossier "Documents nouveaux inscrits". Si toutefois, il y a une demande particulière pour développer le contenu d'un dossier, il sera possible d'y revenir.

Maintenant, tout cela est bien joli, mais c'est souvent là que les problèmes commencent. On perd des fichiers, on fait des doublons, on ne retrouve pas ses documents. Bref, comment enregistrer tous ses fichiers et y accéder de chez soi, ou d'un autre ordinateur, sans risquer d'en perdre ou de copier le mauvais ?

Pour ma part, je me sers d'un disque dur virtuel type "Dropbox" mais il en existe d'autres. C'est très simple d'utilisation. Il suffit de se rendre sur le site et de télécharger la petite application (DROPBOX).

Vous installez cette même application sur les différents ordinateurs, tablettes ou smartphones sur lesquels vous avez besoin de vos documents. 

Vous créez vos dossiers comme sur votre disque dur et vous enregistrez vos fichiers sur votre lecteur DROPBOX. Ceux-ci sont disponibles sur tous vos ordinateurs, et quand vous faites de modifications, celles-ci sont opérées partout.

Autre utilisation d'un disque dur virtuel : vous pouvez en créer un pour vos collègues et vous pour mutualiser vos documents, sans avoir à vous les envoyer par mail ou vous les passer par clé USB.

On pourra y revenir en détail selon les demandes...

Avec cette organisation, je n'ai pour l'instant rien perdu... et surtout je m'y retrouve ! Et vous comment faites-vous ??