• Gestion "informatique" des dossiers

    Comment fonctionnez-vous avec tous les fichiers qui vous arrivent sur vos boîtes mail de l'école ? La question se pose toujours de savoir où les enregistrer et surtout où et comment effectuer les sauvegardes.

    Dans cet article, je vais vous présenter la façon dont je procède. Je vous rassure, je retrouve tout très facilement et je n'ai rien perdu... encore !

    Voici l'arborescence qui correspond à ma pratique de directeur d'aujourd'hui. D'un an sur l'autre, je garde l'arborescence et je vide le contenu des dossiers (sauf un fichier type que je garde pour modèle). Je pense que selon les caractéristiques des écoles et de leurs communes, des regroupements de dossiers peuvent être opérés.

    Gestion "informatique" des dossiers

    Je reviendrai dans un prochain article sur le dossier "Documents nouveaux inscrits". Si toutefois, il y a une demande particulière pour développer le contenu d'un dossier, il sera possible d'y revenir.

    Maintenant, tout cela est bien joli, mais c'est souvent là que les problèmes commencent. On perd des fichiers, on fait des doublons, on ne retrouve pas ses documents. Bref, comment enregistrer tous ses fichiers et y accéder de chez soi, ou d'un autre ordinateur, sans risquer d'en perdre ou de copier le mauvais ?

    Pour ma part, je me sers d'un disque dur virtuel type "Dropbox" mais il en existe d'autres. C'est très simple d'utilisation. Il suffit de se rendre sur le site et de télécharger la petite application (DROPBOX).

    Dropbox

    Vous installez cette même application sur les différents ordinateurs, tablettes ou smartphones sur lesquels vous avez besoin de vos documents. 

    Vous créez vos dossiers comme sur votre disque dur et vous enregistrez vos fichiers sur votre lecteur DROPBOX. Ceux-ci sont disponibles sur tous vos ordinateurs, et quand vous faites de modifications, celles-ci sont opérées partout.

    Autre utilisation d'un disque dur virtuel : vous pouvez en créer un pour vos collègues et vous pour mutualiser vos documents, sans avoir à vous les envoyer par mail ou vous les passer par clé USB.

    On pourra y revenir en détail selon les demandes...

     

    Avec cette organisation, je n'ai pour l'instant rien perdu... et surtout je m'y retrouve ! Et vous comment faites-vous ??

     


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  • Commentaires

    8
    Charlie77 Profil de Charlie77
    Mercredi 22 Août 2012 à 15:16

    La difficulté est de savoir où sont nos docs, pour éviter les doublons ou pour éviter d'écraser le bon fichier...

    7
    Charlie77 Profil de Charlie77
    Mercredi 22 Août 2012 à 15:14

    Oui je crois que le problème est là, c'est que l'on cherche tout le temps, donc on n'est que rarement satisfait.

    Je te rassure, dans mon bureau à l'école, il y a aussi mon vieux dinosaure de pc et mon portable sur lequel je travaille le plus...

    6
    vihyko
    Mercredi 22 Août 2012 à 14:57

    moi j'utilise mon Pc perso portable ! donc mon Pc trimbale ses infos comme un grand entre la maison et l'école, hihi ! le Pc de direction est un vieux dinosaure qui peine à ouvrir un pdf.. alors j'ai tout concentré ensemble. si mon pc crame je perds toute ma vie et toute celle de l'école !! ( je fias des auvegardes sur DD externe .. quand j'y pense..

    du coup mail, fichier élèves, docs a préparer sont tout de suite accessible.

     

    pour le rangement des fichiers, ça ressemble beaucoup au tien mais depuis 12 ans, c'ets comme mon cahier journal, je cherche encore la solution idéale !

    5
    Mercredi 22 Août 2012 à 14:56

    Non, j'avais quitté une direction de maternelle 3 classes, donc non déchargée, et je retrouve une direction 4 classes, avec une journée de décharge, avec une équipe sympa, à 100 mètres de chez moi! Que du bonheur! (^_^)

    4
    Charlie77 Profil de Charlie77
    Mercredi 22 Août 2012 à 14:06

    Oui c'est ce que je fais en début d'année, pour repartir tout beau tout neuf...

    Et pas trop dur de redevenir directrice après une pause de deux ans ?

    3
    Mercredi 22 Août 2012 à 13:56

    Je ne l'ai fait que depuis l'année dernière (année où j'ai repris une direction après une pause de 2 ans en tant qu'adjointe!) alors je pense que je vais tout sauvegarder avant la rentrée, copier vers le disque dur en ne gardant que ce qui est important à conserver, puis vider tous mes dossiers pour repartir "à vide" pour la nouvelle année...

    2
    Charlie77 Profil de Charlie77
    Mercredi 22 Août 2012 à 13:54

    C'est une solution pratique aussi. Par contre, fais-tu de temps en temps des sauvegardes de ta clé ? Car la durée de vie d'une clé USB (ou si tu la perds) est aléatoire... 

    Mais j'aime ce principe d'avoir tout sur toi, comme la clé OTP.

    1
    Mercredi 22 Août 2012 à 13:48

    Moi j'utilise une clé USB sur laquelle j'ai installé thunderbird portable. J'ai toujours cette clé sur moi, dans une petite pochette avec ma clé OTP et mon badge d'accès pour l'alarme de l'école. Que je sois chez moi ou à l'école (ou ailleurs!) j'ai toujours les mails de l'école, et surtout ça libère de l'espace dans la boîte mail qui n'est pas extensible! ;-)

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